Wysyłka sprzętu do serwisu – jak zabezpieczyć paczkę, by dotarła bezpiecznie?

Zabezpieczenie sprzętu na czas transportu to jedna z kluczowych spraw. Skutki niedopatrzeń i zaniedbań w tym zakresie widzimy w codziennej pracy serwisu. Dlatego postanowiliśmy stworzyć dla Was vademecum pakowania sprzętu. Zastosowanie się do naszych rad pozwoli zaoszczędzić czas i nerwy, a naprawa przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

1. Jak zapakować sprzęt do wysyłki?

Jeśli tylko posiadasz oryginalne opakowanie producenta, warto z niego skorzystać. Producent najprawdopodobniej zadbał o styropianowe stabilizatory oraz właściwe rozmieszczenie akcesoriów laptopa, smartfona czy tabletu tak, aby elementy te się nie przemieszczały. Opakowanie producenta warto jest włożyć w jeszcze jeden karton – wówczas uchronimy je od uszkodzeń i będzie mogło być wykorzystane w razie następnej konieczności serwisowania sprzętu.

Jeśli nie posiadasz oryginalnego opakowania producenta, o zabezpieczenie musisz zadbać we własnym zakresie. Najważniejszym i najdroższym elementem przesyłki jest sam sprzęt, dlatego należy dołożyć staranności, aby go właściwie zapakować – tu nie ma miejsca na kompromisy.

• Użyj karton, który jest większy od Twojego urządzenia już owiniętego w folie, w którym ponadto bez problemu zmieszczą się zawinięte akcesoria. Karton możesz kupić w sieci, w placówkach Poczty Polskiej, możesz także udać się do pobliskiego sklepu lub hipermarketu – w większości z nich znajdziesz darmowe kartony.
• Owiń urządzenie co najmniej kilkoma warstwami folii bąbelkowej, tak, aby opakowanie było szczelne, a więc brzegi folii podwiń i przyklej szeroką taśmą klejącą. Uchroni to laptopa przed uderzeniami, a także przed przedostaniem się do niego płynów np. z innej przesyłki.
• Sposób alternatywny: użyj gąbki – dobrze amortyzuje wstrząsy, lecz nie jest wodoodporna, dlatego przed jej użyciem urządzenie należy owinąć w folię lub duży worek i zakleić. Następnie owiń je w gąbkę, której brzegi sklej taśmą klejącą.
• Każde akcesorium również odpowiednio zawiń w folię lub gąbkę – nie pakuj ich jednak razem z urządzeniem głównym, bo może je porysować. Sklej brzegi folii lub gąbki, aby zapewnić szczelność w razie ew. wycieków.
• Pomiędzy ściankami kartonu a owiniętym urządzeniem powinno zostać co najmniej 5 cm przestrzeni z każdej strony. Wypełnij ją i ustabilizuj sprzęt. Do tego celu możesz użyć kawałków styropianu, ale zwróć uwagę, by cechowały się antystatycznością (w celu zapobiegnięcia uszkodzeniom sprzętu wywołanym wytwarzaną przez niektóre wypełniacze styropianowe elektrycznością statyczną). Jeśli nie dysponujesz kawałkami styropianu, możesz użyć kilku warstw folii o dużych bąbelkach lub – w ostateczności – zwiniętych w kulkę stron gazet czy szarego papieru.
• Zaklej paczkę taśmą klejącą pakową o szerokości co najmniej 5 cm. Taśmę poprowadź tak, aby paczka w żaden sposób nie mogła się otworzyć samoczynnie.
• Jeśli korzystasz z kartonu, który już kiedyś był wykorzystany do transportu – dokładnie usuń z niego resztki starych naklejek adresowych, aby pracownicy firmy kurierskiej nie mieli problemów z identyfikacją paczki.

2. Jak NIE pakować przesyłek – najczęstsze błędy

• Nie zawiązuj paczki sznurkiem – sznurek może łatwo ulec przerwaniu, przez co zawartość może się wysypać na zewnątrz. Zamiast tego oklej ją szeroką taśmą (pow. 5 cm szerokości),
• Nie wrzucaj telefonu, tabletu czy laptopa do koperty bąbelkowej – nie zapewni ona żadnej ochrony, a ryzyko powstania uszkodzenia sprzętu w czasie transportu jest bardzo wysokie,
• Nie dopuszczaj, aby przedmioty wewnątrz kartonu mogły się przesuwać,
• Nie pakuj akcesoriów razem z urządzeniem – oklej je osobno,
• Unikaj stosowania ciasnych kartonów, nie upychaj na siłę elementów w kartonie.

3. Kto odpowiada za właściwe zapakowanie przesyłki?

W regulaminach Poczty Polskiej, InPostu oraz firm kurierskich znajdziemy zapisy nakładające odpowiedzialność za solidne zapakowanie przesyłki na jej nadawcę.

Oznacza to, że całkowita odpowiedzialność za prawidłowe opakowanie przesyłki i zabezpieczenie jej przed uszkodzeniami spoczywa na nadawcy, w tym przypadku na Kliencie. Solidne zapakowanie jest niezwykle ważne: zanim paczka ze sprzętem trafi do serwisu, przejdzie przez wiele samochodów, sortowni i rąk. Jej droga odbywać się będzie w towarzystwie setek innych paczek, nieraz wielokrotnie cięższych niż smartfon, tablet czy laptop. Może się zdarzyć i często się zdarza, że te cięższe paczki wylądują na paczce z naszym sprzętem. Z innych, gorzej zabezpieczonych paczek, może coś się wylać, nieostrożne traktowanie i pośpiech pracowników sortowni mogą narazić ją na rozerwanie. Ale to właśnie nadawca musi przewidzieć wszystko, co się po drodze może wydarzyć, i przygotować przesyłkę tak, aby ją przed każdą taką sytuacją zabezpieczyć.

Tylko spełnienie tego warunku, czyli solidne zabezpieczenie przesyłki, pozwoli ubiegać się nadawcy o odszkodowanie, jeśli przesyłka w transporcie ulegnie zniszczeniu mimo tego. Dlatego potraktujmy sprawę pakowania priorytetowo.